Tempero zorgt dat SVH op tijd klaar is voor doorstart

3 juni 2014 door Arjen Jansen

‘Tempero heeft al het noodzakelijke op tijd gerealiseerd’

Vorig jaar werd bekend dat het SVH niet langer door het Rijk gesubsidieerd zou worden. Het bestuur besloot in september tot een doorstart in een andere vorm: per 1 januari 2014 zou SVH 2.0 zich met name gaan bezighouden met het afnemen van examens. Dat betekende dat de automatisering in drie maanden tijd klaar moest worden gestoomd voor deze nieuwe organisatiestructuur. Projectmanager a.i. Marc van Dijk schakelde Tempero in voor onder meer de herinrichting van Microsoft Dynamics CRM.

SVH biedt voor verschillende vakgebieden in de horecabranche examens aan. De bekendste is het examen Sociale Hygiëne. SVH biedt maandelijks honderden mensen op verschillende locaties in Nederland de gelegenheid examen af te leggen. Microsoft Dynamics CRM, gekoppeld aan de webshop, zorgt ervoor dat de aanvraag, organisatie, beoordeling, uitslagverwerking en diplomaverstrekking efficiënt en vlekkeloos verlopen.

Opnieuw ingericht
Voordat het zover was, moesten er binnen het ICT-project zeven deel projecten in drie maanden opgestart en afgerond zijn. Tempero nam de optimalisatie van Microsoft Dynamics CRM en de koppeling naar de nieuwe webshop voor haar rekening. Tot 2010 werkte SVH nog met een ander systeem. Tempero had in 2010 al eens Microsoft Dynamics CRM ingericht en deze gekoppeld aan de toenmalige webshop. Omdat SVH per 1 januari in een andere organisatiestructuur, met een andere focus en bovendien met veel minder medewerkers verder zou gaan, moesten zowel het CRM-systeem als de webshop heringericht worden op basis van de nieuwe werkprocessen en gekoppeld worden aan een nieuwe webshop. Dat heeft Tempero heel goed opgepakt. Met de kennis die ze al hadden van de processen van SVH hebben ze goed mee kunnen denken over optimalisatie van de inrichting en de nieuwe omgeving.’

Op tijd klaar
Daarnaast verzorgde Tempero de versie-upgrade Microsoft Dynamics CRM, de migratie van alle data naar het systeem én de overgang van interne servers, naar hosting op de servers van Tempero. De belangrijkste processen moesten op 1 januari klaar zijn. ‘Samen met Tempero hebben we een prioritering aangebracht: wat moet er echt 1 januari klaar zijn en wat kan eventueel ook later. Tempero heeft al het noodzakelijke op 1 januari weten te realiseren, iets minder dringende zaken hebben ze daarna opgepakt – in goed overleg met de operationele medewerkers van SVH. Hierdoor konden we ons focussen op het primaire proces van examenaanvraagverwerking en examenorganisatie. De projectmanager van Tempero heeft de inhoudelijke aansturing van deelprojecten die zij voor hun rekening namen opgepakt en heeft me daarmee goed ondersteund: voor dat deel had ik weinig omkijken meer naar de planning van deze deelprojecten.’

Actief en onmisbaar
Sinds de implementatie van Microsoft Dynamics CRM in 2010 had SVH een lijst met verbeterpunten opgesteld. ‘Dat kon nu mooi worden meegenomen in de aanpassing van het systeem,’ vervolgt Marc. ‘Tempero heeft daarvoor van tevoren een functioneel en technisch ontwerp gemaakt, gekoppeld aan een begroting. Daarbij hebben ze een duidelijk keuzemenu gemaakt, waarbij ze per punt advies uitbrachten of het wel of niet noodzakelijk was voor de optimalisatie. Tempero is ook proactief geweest in de vertaling van de wensen en verwachtingen van SVH.’

Goed opgepakt
Al met al kenmerkt dit project zich door een zeer snelle besluitvorming. Marc: ‘Dat was cruciaal en noodzakelijk: er was simpelweg geen tijd om elke week uitgebreid te vergaderen. Dat het gelukt is binnen de gestelde tijd, mag je gerust een wonder noemen. Daarom ben ik ook zo blij met de flexibele opstelling van Tempero: ze dachten continue mee en werkten in het weekend of ’s avonds door om het project op tijd te realiseren. De samenwerking is heel prettig geweest. Door onze ervaringen met Tempero hadden wij er het vertrouwen in dat zij het goed zouden oppakken. Wat ook scheelde, is dat we vooraf de scope duidelijk met elkaar konden afspreken, met daaraan gekoppeld het gewenste resultaat en dat weer vertaald naar het beschikbare budget.’

Proactief applicatiebeheer
Marc van Dijk heeft eind februari van dit jaar zijn werkzaamheden als projectmanager a.i. voor SVH afgerond. ‘Tempero heeft na afronding van dit project intensieve gebruikersondersteuning geleverd en het beheer zodanig ingeregeld, dat SVH nu zelfstandig met het systeem kan werken. Maar ze houden ook na oplevering nog vinger aan de pols: geregeld komt een consultant van Tempero het systeem controleren en vragen van medewerkers beantwoorden. Tussentijds kunnen ze terecht bij de applicatiehelpdesk van Tempero.’

 

Wie: SVH
Wat: vergroten vakbekwaamheid horecabranche
Waar: Zoetermeer
Sinds wanneer: (in nieuwe vorm) sinds januari 2014
Hoeveel: 15 medewerkers
Profiel: Stichting Vakbekwaamheid Horeca ontwikkelt samen met partners uit het horecaonderwijs en bedrijfsleven (digitale) leermiddelen en lesmethodes voor het mbo-onderwijs, opleiders en ondernemers. SVH waarborgt kennis door het afnemen van examens en geeft inzicht in het opleidingsaanbod voor de horeca. www.svh.nl