Participatiefonds blij met beheer en maatwerk door Tempero

13 mei 2014 door Arjen Jansen

‘Flexibiliteit, meedenken en snel schakelen zijn voor ons grote voordelen in samenwerking’

 

Het Participatiefonds zet Microsoft Dynamics CRM in voor diverse bedrijfsprocessen. Ze communiceren met schoolbesturen via een werkgeversportaal, dat gebruikmaakt van informatie vanuit Microsoft Dynamics CRM. Toen de partij die het CRM-systeem had ingericht en beheerde, begin 2012 aangaf te stoppen met Microsoft Dynamics CRM, moest het Participatiefonds heel snel een nieuwe beheerder zien te vinden. Tempero kon direct in het gat springen.

Na meerdere partijen gesproken te hebben, koos het Participatiefonds voor Tempero. Irene Willems, ICT-manager van het Participatiefonds: ‘We zochten een partij die gespecialiseerd was in Microsoft Dynamics CRM en die niet te groot was, zodat er een snelle, niet-formele samenwerking mogelijk was. Via via kwamen we bij Tempero terecht. Zij waren bereid en capabel om van de ene op de ander dag een uitgebreide applicatie te doorgronden en te beheren. Ze oogstten direct veel waardering voor de manier waarop ze dat hebben opgepakt.’

Goed op de hoogte
Het Participatiefonds vindt dat Tempero goed bij ze past – en niet alleen wat omvang betreft: ‘Net als bij ons heerst er geen pakkencultuur,’ vertelt toenmalig functioneel beheerder – nu projectleider Robbert van Spronsen. ‘Directeur Arjen Jansen denkt met je mee, heeft veel technische kennis en neemt de tijd om dingen duidelijk uit te leggen. Het is duidelijk dat hij zijn medewerkers op diezelfde eigenschappen uitzoekt.’ Irene: ‘Hun flexibiliteit was net wat we nodig hadden als IT-regieafdeling in opbouw. Tempero is bovendien een bedrijf met een hoog kennisniveau op het gebied van Microsoft Dynamics CRM. En, niet te vergeten: Tempero heeft zich goed verdiept in onze specifieke processen.’

Irene Willems & Robbert van Spronsen

Irene Willems & Robbert van Spronsen

Meedenken in de situatie
Wekelijks kwam er een functioneel beheerder van Tempero bij het Participatiefonds op kantoor om het preventieve beheer op te pakken, de openstaande tickets af te handelen en de mogelijkheid van wensen en eisen van gebruikers te vertalen. ‘Zij had al snel de applicatie in de vingers,’ zegt Robbert. ‘Het contact was heel laagdrempelig, ik kon goed met haar communiceren en ze zocht altijd de samenwerking. Dat verwacht je niet direct bij een IT’er. Bovendien beschikte ze over de heel belangrijke en waardevolle eigenschap dat ze bij vragen of verzoeken proactief meedacht in de situatie; dus over het effect op onze werkprocessen en niet alleen vanuit de techniek. Als ze ergens niet direct het antwoord op had, dook ze erin en kwam ze al snel met een voorstel. En als we concrete wensen hadden, kwam ze met een tegenvoorstel wanneer ze dacht dat ze een oplossing had gevonden die beter geschikt was voor ons. Ook dat was erg prettig.’

Mooie tools
Naast het beheer heeft Tempero bij het Participatiefonds een aantal (deel)projecten uitgevoerd. Zo hebben ze de migratie van Microsoft Dynamics CRM 4.0 naar Microsoft Dynamics CRM 2011 uitgevoerd, de interface tussen CRM en het werkgeversportaal gerealiseerd, een aantal belangrijke onderdelen gebouwd voor de Monitor Passend Onderwijs en een autorisatie- en authenticatie (A&A)-module – ook in CRM – ingericht. Irene: ‘De upgrade had meer impact dan voorzien, maar is uiteindelijk vlekkeloos verlopen. Tempero heeft verder een aantal mooie tools opgeleverd. Met name de A&A-module is prachtig: dat is een product dat Tempero al op de plank had liggen, maar dat ze geheel naar onze wensen hebben gefinetuned en verrijkt.’

Geen omkijken naar
Het Participatiefonds wilde graag dat alle 1300 aangesloten schoolbesturen met één inlog bij hen terecht konden via het werkgeversportaal en dat die schoolbesturen zelf accounts konden aanmaken voor de gebruikers (medewerkers van het schoolbestuur) van het werkgeversportaal. Robbert: ‘Daarvóór moesten we talloze verzoeken van schoolbesturen voor nieuwe inloggegevens verwerken. De A&A-module zorgt ervoor dat gebruikers door CRM worden herkend en dat de schoolbesturen zelf kunnen aangeven welke gebruiker welke rechten heeft in het systeem. We hebben het nu een jaar in gebruik en het werkt vlekkeloos. De module scheelt ons enorm veel werk en omdat het toekomstbestendig is gemaakt, hebben we er ook op de lange termijn geen omkijken naar.’

Gedreven en flexibel
Vanwege aanbestedingsregels heeft het Participatiefonds het beheer van de CRM-applicatie Europees aanbesteed. Die aanbesteding heeft geleid tot gunning aan een andere partij dan Tempero. Wel blijft Tempero voorlopig nog in beeld, onder andere voor de support voor de A&A-module. Irene en Robbert hadden met plezier de samenwerking met Tempero als beheerder voortgezet.
Irene: ‘Iedereen bij Tempero is even gedreven, dat is voor ons heel erg prettig. Ze zijn hartstikke flexibel en allemaal bereid volledig voor ons te gáán en daar hebben wij een aantal jaren de vruchten van kunnen plukken. Het contact ging niet over twintig schijven, zoals bij de grote IT-giganten; met Tempero hadden we juist korte lijnen. Dat heeft ongelooflijk veel voordelen. Bovendien kunnen en willen de mensen van Tempero ad-hoczaken direct oppakken – ook ’s avonds of in het weekend – en zijn ze bereid om dingen aan onze wensen aan te passen. Die bereidheid, snel schakelen en flexibiliteit waren grote pluspunten van onze samenwerking.’

 

Wie: Participatiefonds
Wat: Uitkeringen werkzoekend onderwijspersoneel
Waar: Rotterdam
Sinds wanneer: februari 2012
Hoeveel: 30 medewerkers
Profiel: Stichting Participatiefonds zorgt voor de verdeling van het financiële risico dat schoolbesturen in het primair onderwijs lopen als ze een dienstverband beëindigen. Daarvoor betalen de schoolbesturen premie. Het fonds betaalt de uitkeringskosten van werkzoekend onderwijspersoneel. www.participatiefonds.nl